Hace tan sólo unos meses, veíamos a las empresas que practicaban el teletrabajo como pioneras y empoderadas en ofrecer un mejor balance familiar/laboral a sus trabajadores.
El Covid 19 llegó al país para forzarnos a incorporar rápidamente una práctica para la que muchos aún no estamos preparados. Tal como están las cosas, con estallido social sin resolverse aún, crisis económica de la que no tenemos todavía clara magnitud, nos vemos obligados a incorporar una mentalidad nueva y a asimilar rápidamente nuevas conductas que nos permitan mantenernos en el mercado del trabajo o reinventarnos para ofrecer nuestros servicios en remoto.
He aquí una guía para diagnosticar nuestra capacidad y hacer los ajustes necesarios para salir airosos en estos tiempos.
¿Qué hacer para abordar el cambio?
Más allá de reforzar las herramientas tradicionales para gestionar objetivos y desempeño, se hace necesario disponer herramientas y normas de cultura organizacional que nos mantengan unidos y con nuestro sentido de permanencia intacto. Si no lo tenía antes, ahora es vital que lo desarrolle. Otro tema no menor, es el de garantizar la productividad y la seguridad de los datos cuando la conexión es desde afuera de la organización.
Por otro lado, una gestión efectiva de equipos remotos requiere de una preparación previa de modo que podamos reducir el estrés que conlleva un cambio de hábitos, sobre todo cuando ha sido impuesto, como seguro les estará sucediendo a muchos.
Acordar con la familia y amigos, así como con el supervisor, un contrato de teletrabajo que permita ser productivo, eliminar las distracciones que de seguro habrán y muchas, así como asegurar que no pasamos a ser trabajadores 24/7, es un imperativo para administrarnos eficientemente.
La Empresa
La obligación de facilitar medios y capacidad para que sus líderes y trabajadores puedan seguir siendo efectivos en un entorno diferente pareciera estar en la empresa a modo de garantizar un lugar común para el trabajo como parte de un único equipo.
Cuando analizamos las encuestas de clima laboral o compromiso del empleado, un tema recurrente con espacio de mejora es la comunicación.
Quizás el tema más afectado por la falta de cercanía que significa el teletrabajo.
Entonces, ¿cómo lograr que sigamos estando cerca pese a estar aislados? ¿Cómo asegurar que todos seguimos trabajando con claridad en nuestras prioridades alineadas con el propósito y estrategia de la empresa?.
El (la) Líder
Todas las lecciones de liderazgo nos dicen que un buen líder no abusa del control sino que permite a sus equipos empoderarse y lograr la autogestión. Sin embargo, no todos estamos preparados para soltar el control y gestionar como lo exige un equipo en teletrabajo.
La motivación y la participación del equipo se podrían encontrar amenazadas con los tiempos de aislamiento que nos toca vivir. Entonces, ¿Cómo salir victoriosos aportando a que nuestro equipo se fortalezca de esta coyuntura y por qué no, que comience a trabajar para siempre así?.
El Trabajador
En una situación normal, comenzar a trabajar en forma remota requiere incorporar hábitos individuales, lo que no siempre es fácil. Si a eso le agregamos que toda la familia y entorno está afectado y ha tenido que cambiar sus rutinas, puede ser que en muchos casos estos momentos sean un verdadero caos para implementarlo.
La sensación de estar quedándose fuera de las conversaciones y decisiones en el trabajo, no compartir o no entender las nuevas prioridades del jefe o simplemente lidiar con una mala señal en la internet es suficiente para poner a prueba nuestra capacidad de resiliencia y voluntad para acoger los cambios.
Guía para diagnosticar nuestra capacidad y hacer los ajustes necesarios para salir airosos en estos tiempos
1. Comunicación
Empresa
Disponer herramientas compatibles con la cultura y la tecnología aprobada. Asegurar un entrenamiento básico y claridad sobre para qué se usará cada herramienta, más allá del email.
Facilitar recursos estandarizados para los miembros del equipo de modo que todos puedan ser incluidos.
Crear protocolos de comunicación a utilizar en la organización como horarios comunes y estado en el chat institucional.
Líder
Asegurar que el equipo tenga acceso y cuente con capacidad para utilizar efectivamente las herramientas disponibles.
Incluir a todos los miembros del equipo.
Mantener reuniones planificadas y regulares, incorporando video llamada.
Mantener registros y resúmenes de las reuniones y acuerdos que puedan ser fácilmente consultados por todos.
Trabajador
Participar y expresar las preocupaciones.
Respetar los espacios de equipo.
Asegurar que las herramientas individuales para comunicarte estén operativas (conexión a internet, audífonos, cámara web, etc).
2. Productividad
Empresa
Disponer herramientas para la gestión que permitan asignar, supervisar, monitorear avance y reportabilidad.
Proveer entrenamiento y herramientas para trabajar por objetivos.
Establecer un mecanismo /herramienta para mantener y transferir el conocimiento.
Líder
Gestionar utilizando herramientas validadas por la organización de modo de no crear silos.
Asegurar la información y el acceso a ella.
Sintetizar y poner en común la información extensa de la compañía para lograr sinergias de equipo todos.
Trabajador
Acordar con la familia un lugar y tiempo de trabajo.
Respetar una jornada laboral en coordinación con el supervisor.
Evitar las distracciones como las redes sociales y el exceso de notificaciones en el computador.
Capacitarse y utilizar las herramientas dispuestas.
Fijar horarios para hacer seguimiento con el equipo y clientes.
3. Motivación
Empresa
Facilitar instancias para integrar a los distintos equipos y entre equipos.
Monitorear el funcionamiento de los equipos en teletrabajo.
Líder
Generar espacios para fraternizar y compartir las preocupaciones.
Asegurar que todos los miembros del equipo estén participando de las diferentes instancias de comunicación.
Revisar que todos los empleados del equipo se conozcan.
Trabajador
Integrarse a las rutinas del equipo participando activa y visiblemente (literal).
Aprendiendo a usar el control remoto: algunos consejos para el(la) líder del equipo
Elimina el control sobre lo irrelevante. No le temas a los pijamas ni a los peinados alocados. Confía en los adultos que contrataste o contrata mejores adultos.
Busca oportunidades para que se comunique el equipo en forma regular y viéndose las caras. Ayudarás a que se genere confianza entre ellos y puedan establecer relaciones más productivas.
Programa horas concretas a diario en que todo el equipo coincida trabajando. Este será un espacio para resolver situaciones personales o colectivas.
La comunicación puede perder mucha efectividad al carecer de lenguaje no verbal. Por ello, chequear si se entienden las problemáticas es muy relevante por un lado y por otro, programar reuniones con video que permita vernos y entender mensajes más allá de las palabras.
En la medida de lo posible y pasado el tiempo de cuarentena, si sigues trabajando con equipos en teletrabajo, promueve encuentros en persona y genera oportunidades para desarrollar y mantener el espíritu de equipo.
Recuerda que todos están acostumbrados a la inmediatez en la respuesta. En teletrabajo, tendremos que acostumbrarnos a no contar inmediatamente con el colega que nos resuelve la duda o el acceso instantáneo a recursos internos que pueda ser más complicado acceder desde fuera.
Asegura una fuente de la verdad y recursos para consultar. La tentación para mantener versiones propias en cada computador podría acrecentarse trabajando en remoto. Utiliza las herramientas dispuestas por tu empresa para ello. Algunos ejemplos son: Knowledge Management System como Google doc, Notions, Sharepoint.
No delegues en el email la responsabilidad de comunicar. Esfuérzate por verificar la cohesión del equipo y su motivación. Verifica y asegura el entendimiento.
No crees ciudadanos de segunda clase; si una persona está en remoto, todos en remoto para las reuniones. Evita entornos diferentes como experiencia para los miembros del equipo, ya que pueden terminar perjudicando la integración de éste.